Cách ký tài liệu trên điện thoại mà không cần in ấn (Hướng dẫn 2026)

Thông tin chính

Bạn có thể ký tài liệu trực tiếp trên iOS và Android mà không cần tải xuống phần mềm doanh nghiệp phức tạp, bằng cách sử dụng các tính năng đánh dấu có sẵn và tích hợp lưu trữ đám mây.

Đạo luật ESIGN và UETA (được 49 tiểu bang và D.C. áp dụng) đảm bảo rằng chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký ướt đối với hầu hết các giao dịch.

Thị trường chữ ký kỹ thuật số toàn cầu dự kiến đạt 70,2 tỷ USD vào năm 2030, phản ánh sự áp dụng rộng rãi quy trình ký không giấy tờ của các doanh nghiệp.

Xác thực sinh trắc học (Face ID/Vân tay) tạo thêm một lớp bảo mật quan trọng để đảm bảo tính không thể phủ nhận khi ký tài liệu trên di động.

Theo dữ liệu từ DocuSign, các công ty tiết kiệm trung bình 36 USD cho mỗi tài liệu khi chuyển từ giấy sang chữ ký điện tử.

Bạn vừa nhận được một hợp đồng trong hộp thư đến. Quy trình cũ -- in, ký, quét, gửi email lại -- gây lãng phí thời gian và tiền bạc cho mỗi tài liệu. Theo DocuSign, 76% các thỏa thuận hoàn tất bằng chữ ký điện tử được kết thúc trong một ngày hoặc ít hơn. Bạn có thể ký tài liệu trên điện thoại trong vài phút, với sự hỗ trợ pháp lý đầy đủ, từ bất cứ đâu.

Làm thế nào để ký PDF trên iPhone mà không cần ứng dụng?

Mở PDF trong ứng dụng Tệp hoặc Thư, chạm vào biểu tượng Đánh dấu (đầu bút), chọn nút "+" và chọn "Chữ ký" để vẽ và đặt chữ ký của bạn trực tiếp lên tài liệu.

Apple đã tích hợp công cụ đánh dấu và chú thích PDF trực tiếp vào iOS. Theo Hướng dẫn sử dụng iPhone chính thức của Apple, người dùng có thể tạo, lưu và sử dụng lại chữ ký kỹ thuật số trên tất cả các thiết bị iOS của mình thông qua đồng bộ hóa iCloud. Điều này có nghĩa là chữ ký được vẽ trên iPad sẽ ngay lập tức có sẵn trên iPhone của bạn.

Để thực hiện quy trình này, hãy lưu tệp đính kèm PDF vào ứng dụng Tệp. Mở tệp đó và tìm công cụ Đánh dấu ở góc trên bên phải. Nhấn vào biểu tượng "+" để mở menu phụ nơi "Chữ ký" xuất hiện như một tùy chọn. Nếu bạn đã tạo chữ ký trước đó, nó sẽ tự động tải lên. Nếu chưa, bạn sẽ được nhắc vẽ một chữ ký bằng ngón tay. Sau khi tạo, hãy thay đổi kích thước hộp chữ ký và kéo nó vào đúng dòng cần ký.

Như Stephen Breitenstein, một đối tác tại Blank Rome LLP chuyên về luật thương mại điện tử, lưu ý: "Một chữ ký điện tử không thể bị từ chối hiệu lực pháp lý, tính hợp lệ hoặc khả năng thi hành chỉ vì nó ở dạng điện tử." Nguyên tắc này, được ghi trong cả Đạo luật ESIGN và UETA, áp dụng bình đẳng cho các chữ ký được tạo bằng công cụ đánh dấu di động có sẵn.

Đánh dấu gốc phù hợp nhất cho các tài liệu rủi ro thấp vì nó áp dụng hình ảnh trực quan của chữ ký mà không tạo ra dấu vết kiểm toán mã hóa. Đối với đơn xin phép đi học, xác nhận nhân sự nội bộ hoặc thỏa thuận cá nhân, Đánh dấu trên iPhone hoàn thành công việc hoàn hảo. Đối với hợp đồng nhà cung cấp hoặc thỏa thuận bất động sản, bạn cần một nền tảng ghi lại địa chỉ IP, dấu thời gian và dấu vân tay thiết bị của người ký để đảm bảo tính pháp lý nghiêm ngặt.

Cách tốt nhất để ký tài liệu trên Android vào năm 2026 là gì?

Trình xem PDF tích hợp của Google Drive xử lý các nhu cầu ký cơ bản, trong khi các ứng dụng chữ ký điện tử chuyên dụng như Signature Maker tốt nhất cho các hợp đồng thương mại vì chúng tạo ra các dấu vết kiểm toán tuân thủ ESIGN.

Hệ sinh thái mở của Android cung cấp nhiều cách ký. Google Workspace đã nhúng khả năng chú thích vào ứng dụng Drive, cho phép bạn mở PDF, chọn công cụ bút và vẽ chữ ký trong vài giây. Tuy nhiên, đối với môi trường chuyên nghiệp, các công cụ gốc còn thiếu sót về tự động hóa quy trình, mẫu và theo dõi tuân thủ.

Signature Maker là lựa chọn tốt nhất cho freelancer và doanh nghiệp nhỏ vì nó chụp chữ ký tay thực tế bằng camera điện thoại, làm sạch bằng AI và cho phép bạn ký trực tiếp vào PDF -- tất cả mà không cần đăng ký trả phí định kỳ. Theo MarketsandMarkets, thị trường chữ ký kỹ thuật số toàn cầu đang tăng trưởng với tốc độ CAGR 39,2%, và sự tăng trưởng này phần lớn được thúc đẩy bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng các công cụ ký di động ưu tiên trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn.

Để ký bằng ứng dụng chữ ký điện tử Android, hãy nhập tài liệu từ bộ nhớ cục bộ hoặc nhà cung cấp đám mây. Ứng dụng sẽ hiển thị tài liệu, cho phép bạn đặt các trường chữ ký và áp dụng thông tin xác thực của bạn. Sau khi ký, tài liệu sẽ bị khóa và chứng chỉ hoàn thành sẽ được đính kèm vào tệp PDF cuối cùng.

Làm thế nào để ký hợp đồng hợp pháp từ điện thoại của tôi?

Sử dụng một nền tảng tuân thủ đạo luật ESIGN và các quy định eIDAS, yêu cầu bằng chứng về ý định của người ký, sự đồng ý tiến hành kinh doanh điện tử và dấu vết kiểm toán chống giả mạo.

Khung pháp lý cho chữ ký điện tử di động đã được thiết lập rõ ràng. Theo hướng dẫn tính hợp pháp của DocuSign, 49 tiểu bang cộng với Washington D.C., Quần đảo Virgin thuộc Hoa Kỳ và Puerto Rico đã áp dụng các phiên bản của Đạo luật Giao dịch Điện tử Thống nhất (UETA). New York cũng đã ban hành luật tương tự một cách độc lập. Ở cấp liên bang, Đạo luật ESIGN điều chỉnh các giao dịch ảnh hưởng đến thương mại giữa các tiểu bang hoặc quốc tế.

Để có hiệu lực pháp lý, chữ ký điện tử phải đáp ứng năm điều kiện do UETA và Đạo luật ESIGN thiết lập:

1. Người ký có ý định thực hiện bản ghi điện tử
2. Chữ ký có thể quy cho người ký cụ thể đó
3. Chữ ký được đính kèm hoặc liên kết logic với tài liệu
4. Người ký giữ một bản sao của bản ghi đã ký
5. Bản ghi đã ký duy trì tính toàn vẹn của nó theo thời gian

Chỉ đơn giản là dán một hình ảnh JPEG của chữ ký tay của bạn lên hợp đồng bằng trình chỉnh sửa ảnh cơ bản không đáp ứng đáng tin cậy các yêu cầu này. Một nền tảng tuân thủ sẽ ghi lại siêu dữ liệu trong sự kiện ký -- địa chỉ IP của người ký, dấu thời gian chính xác, hệ điều hành thiết bị và bản ghi có thể xác minh rằng người dùng đã đồng ý rõ ràng để bị ràng buộc bởi các điều khoản của tài liệu.

Đối với các giao dịch quốc tế, quy định eIDAS của Ủy ban Châu Âu đảm bảo sự công nhận pháp lý và khả năng tương tác xuyên biên giới của chữ ký điện tử trên tất cả các Quốc gia Thành viên EU, Iceland, Na Uy và Liechtenstein.

Liệu có an toàn khi ký các tài liệu chính thức trên thiết bị di động không?

Có. Chữ ký di động an toàn hơn đáng kể so với giấy tờ khi bạn sử dụng các nền tảng thực thi chứng chỉ kỹ thuật số mã hóa và yêu cầu xác thực sinh trắc học trước khi áp dụng chữ ký.

Hợp đồng giấy có thể bị làm giả, thất lạc hoặc bị thay đổi vật lý sau khi ký. Các nền tảng ký kỹ thuật số giải quyết đồng thời cả ba rủi ro này. Theo NIST FIPS 186-5, Tiêu chuẩn Chữ ký Kỹ thuật số liên bang được phát hành vào tháng 2 năm 2023, chữ ký kỹ thuật số phục vụ ba mục đích chính: phát hiện các sửa đổi dữ liệu trái phép, xác thực danh tính người ký và cung cấp tính không thể phủ nhận -- ngăn người ký sau đó phủ nhận rằng họ đã tạo chữ ký.

Xác thực sinh trắc học (Face ID, vân tay) thêm một lớp bảo mật khác. Khi bạn thực hiện chữ ký trên điện thoại thông minh hiện đại, ứng dụng có thể yêu cầu xác thực sinh trắc học trước khi chữ ký được giải phóng. Ngay cả khi điện thoại của bạn đã mở khóa và đưa cho người khác, họ cũng không thể ràng buộc bạn về mặt pháp lý với một hợp đồng mà không có thông tin xác thực sinh trắc học của bạn.

Đối với các tài liệu có giá trị cao, chứng chỉ kỹ thuật số mã hóa biến chữ ký điện tử tiêu chuẩn thành chữ ký số có thể xác minh. Cơ quan ký cấp một chứng chỉ gắn liền với danh tính của người dùng. Khi tài liệu được ký, chứng chỉ này sẽ được nhúng vào PDF. Bất kỳ trình đọc PDF nào, chẳng hạn như Adobe Acrobat, sẽ xác minh chứng chỉ này trong thời gian thực bằng cách kiểm tra với máy chủ của cơ quan cấp chứng chỉ.

Nếu bạn xử lý các tiết lộ tài chính, chuyển nhượng bất động sản hoặc thỏa thuận NDA nhạy cảm, việc ký qua thiết bị di động với các lớp bảo mật này cung cấp tính không thể phủ nhận mạnh mẽ hơn bất kỳ quy trình giấy nào. Bạn có thể chứng minh chính xác ai đã ký, khi nào họ ký và tài liệu vẫn hoàn toàn không thay đổi kể từ khi chữ ký được áp dụng.

Làm thế nào để thêm chữ ký vào tài liệu Word trên di động?

Trước tiên, hãy xuất tệp DOCX dưới dạng PDF để giữ nguyên định dạng, sau đó áp dụng chữ ký của bạn bằng công cụ đánh dấu PDF hoặc ứng dụng chữ ký điện tử chuyên dụng.

Việc ký trực tiếp tài liệu Microsoft Word thô trên thiết bị di động gây ra rủi ro về định dạng. Các tài liệu Word rất linh hoạt -- phân trang và bố cục của chúng thay đổi tùy thuộc vào kích thước màn hình, phiên bản ứng dụng Word và phông chữ khả dụng cục bộ. Áp dụng chữ ký trực tiếp vào tệp DOCX có thể làm văn bản bị thay đổi, có khả năng đẩy các điều khoản hợp đồng quan trọng sang các trang khác.

Chuyển đổi sang PDF trước khi ký là tiêu chuẩn công nghiệp vì PDF hiển thị giống hệt nhau trên mọi thiết bị và kích thước màn hình. Sau khi tài liệu Word được hoàn thiện, hãy chọn "Xuất" hoặc "Lưu một bản sao" và chọn định dạng PDF. Từ đó, nhập tệp PDF tĩnh vào Signature Maker hoặc sử dụng các công cụ đánh dấu gốc của iOS/Android để áp dụng một chữ ký an toàn, đã khóa.

Nếu bạn phải ký trong hệ sinh thái Word, ứng dụng di động của Microsoft Word cung cấp các công cụ vẽ gốc. Điều hướng đến tab "Chèn" hoặc "Vẽ", chọn một chiếc bút và ký lên màn hình. Tuy nhiên, phương pháp này để lại tài liệu hoàn toàn có thể chỉnh sửa bởi bất kỳ ai mở tệp sau đó -- một lỗ hổng bảo mật đáng kể đối với các tài liệu pháp lý.

Quy trình ưu tiên PDF đảm bảo rằng tài liệu bạn xem trên màn hình điện thoại trông giống hệt với những gì người nhận xem trên máy tính để bàn của họ. Nó cũng cho phép bạn tạo một con dấu chống giả mạo, điều mà định dạng DOCX không hỗ trợ gốc.

Tôi có thể vẽ chữ ký của mình trên màn hình điện thoại không?

Có. Các ứng dụng chữ ký điện tử hiện đại sử dụng thuật toán làm mượt nâng cao giúp chuyển các chuyển động tay thô thành các chữ ký trông sạch sẽ, chuyên nghiệp.

Khả năng vẽ đã tiến bộ đáng kể. Các ứng dụng hiện sử dụng tính năng làm mượt dựa trên vector và hiển thị nhạy áp lực (khi sử dụng với Apple Pencil hoặc Samsung S-Pen) để tạo ra các chữ ký gần giống với chữ viết tay tự nhiên của bạn. Signature Maker tiến xa hơn bằng cách cho phép bạn chụp chữ ký tay thực tế bằng camera điện thoại, sau đó số hóa và làm sạch nó bằng AI để có kết quả trông giống hệt với chữ ký thật của bạn.

Khi được nhắc ký trong hầu hết các ứng dụng, màn hình của bạn sẽ xoay sang chế độ ngang để tối đa hóa khu vực ký. Bạn vẽ trong ranh giới và nút "Xóa" cho phép thử lại không giới hạn. Sau khi hài lòng, ứng dụng chuyển đổi bản vẽ của bạn thành hình ảnh PNG trong suốt hoặc đồ họa vector được đặt lên trên dòng chữ ký.

Vì các chữ ký vẽ tay được lưu trữ an toàn trong hồ sơ được mã hóa của bạn, bạn chỉ vẽ một lần. Các tài liệu sau đó được ký bằng cách chọn chữ ký đã lưu của bạn, điều này giúp đẩy nhanh đáng kể quy trình phê duyệt. Theo DocuSign, 41% các thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử được hoàn tất trong 15 phút hoặc ít hơn -- một phần nhỏ thời gian cần thiết cho quy trình in-ký-quét.

Làm thế nào để ký tệp đính kèm email mà không cần in ra?

Mở tệp đính kèm PDF trực tiếp trong ứng dụng email di động, chọn tiện ích Đánh dấu hoặc Ký, áp dụng chữ ký của bạn và trả lời với tệp đã ký được tự động đính kèm.

Vòng lặp in-ký-quét-email đã lỗi thời. DocuSign báo cáo rằng các công ty tiết kiệm trung bình 36 USD mỗi tài liệu bằng cách loại bỏ chi phí cứng và cải thiện năng suất nhân viên với chữ ký điện tử. Ở quy mô lớn, khoản tiết kiệm đó mang tính chuyển đổi -- một doanh nghiệp nhỏ xử lý 50 tài liệu mỗi tháng sẽ thu hồi được 1.800 USD hàng tháng.

Quy trình ký trên di động tuân theo quy trình này:

1. Mở Email: Chạm vào tệp đính kèm PDF trực tiếp trong ứng dụng thư của bạn.
2. Truy cập Đánh dấu: Trên iOS Mail, chạm vào biểu tượng Đánh dấu. Trong Gmail trên Android, chạm vào "Chia sẻ" hoặc "Mở với" và chọn trình xem PDF hoặc ứng dụng chữ ký điện tử.
3. Áp dụng chữ ký: Đặt chữ ký đã lưu của bạn trên dòng được chỉ định.
4. Xác nhận và Trả lời: Nhấn "Xong" hoặc "Lưu". iOS Mail tự động soạn thảo một thư trả lời cho người gửi ban đầu với tệp PDF đã ký được đính kèm.

Quy trình khứ hồi này đảm bảo tài liệu không bao giờ cần dùng đến máy in, được gửi trả lại trong vài giây và duy trì chuỗi kiểm soát kỹ thuật số hoàn chỉnh. Đối với các tài liệu yêu cầu tuân thủ pháp lý, hãy chuyển tiếp tệp đính kèm đến một ứng dụng ký chuyên dụng để tạo dấu vết kiểm toán trước khi trả lại tệp đã hoàn thành.

Việc thị trường chữ ký kỹ thuật số đạt 70,2 tỷ USD vào năm 2030 phản ánh sự thay đổi rõ ràng của ngành: ký di động ưu tiên không phải là một tính năng tiện lợi -- đó là tiêu chuẩn mới cho cách thức kinh doanh được thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Điều gì xảy ra nếu tôi mắc lỗi khi ký trên điện thoại?

Nếu bạn sử dụng nền tảng chữ ký điện tử chuyên dụng, bạn có thể xóa bảng ký trước khi gửi hoặc hủy tài liệu và tạo một phong bì mới. Nếu sử dụng công cụ đánh dấu di động có sẵn, chỉ cần nhấn nút hoàn tác để xóa chữ ký đã vẽ và thử lại.

Tôi có cần tài khoản để ký tài liệu được gửi qua email không?

Không. Khi ai đó yêu cầu chữ ký của bạn qua nền tảng chữ ký điện tử chuyên nghiệp, họ sẽ gửi một liên kết bảo mật dùng một lần. Bạn có thể mở liên kết này trên trình duyệt di động và ký tài liệu ngay lập tức mà không cần tạo tài khoản đăng ký.

Tôi có thể lưu chữ ký để sử dụng cho tương lai trên điện thoại không?

Có. Hầu hết các hệ điều hành iOS và Android hiện đại đều cho phép bạn lưu hồ sơ chữ ký kỹ thuật số. Các ứng dụng ký chuyên dụng cũng lưu trữ chữ ký được mã hóa của bạn, cho phép bạn áp dụng nó ngay lập tức vào các tài liệu trong tương lai chỉ bằng một lần chạm hoặc xác thực sinh trắc học.

Chữ ký đánh máy có giá trị pháp lý như chữ ký vẽ tay trên di động không?

Có. Theo Đạo luật ESIGN và eIDAS, tên được đánh máy kèm theo bản ghi điện tử chứng minh danh tính và ý định của người ký có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký ướt hoặc chữ ký vẽ trên màn hình cảm ứng.

Làm thế nào để gửi lại tài liệu đã ký cho người gửi một cách an toàn?

Nếu sử dụng nền tảng chữ ký điện tử, tài liệu sẽ tự động được phân phối an toàn cho tất cả các bên sau khi ký xong. Nếu bạn ký tệp cục bộ trên điện thoại, bạn nên gửi lại qua email bảo mật hoặc tải trực tiếp lên thư mục lưu trữ đám mây được chia sẻ.

Nguồn

• Giải pháp chữ ký điện tử DocuSign -- Thống kê hiệu quả chữ ký điện tử: 76% thỏa thuận kết thúc trong một ngày, trung bình tiết kiệm 36 USD mỗi tài liệu.
• Hướng dẫn tính hợp pháp chữ ký điện tử DocuSign -- Khung pháp lý của Đạo luật ESIGN và UETA, việc áp dụng UETA tại 49 tiểu bang, năm điều kiện cho chữ ký điện tử hợp lệ.
• Báo cáo thị trường chữ ký kỹ thuật số MarketsandMarkets -- Thị trường được định giá 13,4 tỷ USD (2025), dự kiến 70,2 tỷ USD vào năm 2030, CAGR 39,2%.
• NIST FIPS 186-5: Tiêu chuẩn chữ ký kỹ thuật số -- Tiêu chuẩn liên bang về thuật toán chữ ký kỹ thuật số, xuất bản tháng 2 năm 2023, bao gồm xác thực và tính không thể phủ nhận.
• Khối xây dựng chữ ký điện tử của Ủy ban Châu Âu -- Quy định eIDAS đảm bảo khả năng tương tác xuyên biên giới của chữ ký điện tử trên khắp các Quốc gia Thành viên EU.
• Hướng dẫn sử dụng iPhone của Apple: Ký tài liệu -- Tài liệu chính thức về việc tạo chữ ký Đánh dấu iOS và đồng bộ hóa iCloud.
• Ủy ban Luật Thống nhất: UETA -- Tài nguyên UETA chính thức và theo dõi việc áp dụng của tiểu bang từ Ủy ban Luật Thống nhất.
• Trung tâm Nghiên cứu Pew: Bảng thông tin di động -- Dữ liệu nhân khẩu học về sở hữu điện thoại thông minh tại Hoa Kỳ và dân số phụ thuộc vào di động.