Cách tạo chữ ký điện tử trong năm 2026 (Hướng dẫn từng bước)

Những điểm chính

Bạn có thể ký tài liệu kỹ thuật số ngay lập tức bằng các tính năng có sẵn trên hệ điều hành hoặc các ứng dụng di động chuyên biệt — không cần đăng ký trả phí.

Đạo luật ESIGN công nhận chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay cho hầu hết các giao dịch kinh doanh tại Mỹ.

Các ứng dụng ký trên di động giúp giảm 80% thời gian xử lý tài liệu, loại bỏ nhu cầu sử dụng máy in vật lý.

Tại EU, Quy định eIDAS định nghĩa ba cấp độ chữ ký điện tử với các trọng số pháp lý khác nhau.

Chữ ký số là một tập hợp con mang tính mật mã của chữ ký điện tử — hầu hết các freelancer chỉ cần chữ ký điện tử tiêu chuẩn là đủ.

Freelancer và chủ doanh nghiệp nhỏ thường mất rất nhiều thời gian cho các công việc hành chính. Việc học cách tạo chữ ký điện tử là yêu cầu cơ bản bắt buộc cho các hoạt động chuyên nghiệp hiện đại. Theo nghiên cứu năm 2026 của Forrester Research, việc sử dụng chữ ký điện tử giúp giảm 80% thời gian hoàn tất hợp đồng và tiết kiệm trung bình 36 đô la cho mỗi tài liệu nhờ giảm thiểu chi phí in ấn và hành chính. Việc chốt hợp đồng nhanh chóng chính là chìa khóa để giành lấy khách hàng, và việc thực hiện tài liệu kỹ thuật số hoàn toàn loại bỏ những rào cản này.

Cách tạo chữ ký điện tử miễn phí?

Bạn có thể tạo chữ ký điện tử miễn phí bằng cách tận dụng các tính năng có sẵn trên hệ điều hành, công cụ đánh dấu PDF tích hợp hoặc các cổng ký dựa trên nền tảng web tiêu chuẩn. Các công cụ này cho phép bạn vẽ, gõ hoặc tải lên hình ảnh chữ ký của mình mà không cần trả phí đăng ký. Báo cáo của Gartner năm 2026 cho thấy 65% chủ doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn dựa vào các công cụ miễn phí có sẵn trên hệ điều hành thay vì trả phí đăng ký.

Hệ điều hành hiện nay đã tích hợp các khả năng ký mạnh mẽ trực tiếp vào trình xem tệp tiêu chuẩn. Bạn không cần phần mềm cấp doanh nghiệp để đáp ứng các yêu cầu của Đạo luật ESIGN. Sarah Jenkins, Trưởng bộ phận tư vấn tại DigitalTrust, cho biết: “Theo Đạo luật ESIGN, dấu vết điện tử hoặc tên được đánh máy có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay cho các giao dịch thương mại tiêu chuẩn, hoàn toàn loại bỏ nhu cầu pháp lý về hồ sơ giấy tờ vật lý.”

Theo DocuSign, chữ ký điện tử có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý đối với hầu hết các giao dịch kinh doanh hoặc cá nhân trên toàn thế giới. Để tạo chữ ký điện tử miễn phí, hãy mở tài liệu trên thiết bị di động, truy cập bộ công cụ chỉnh sửa gốc và vẽ tên của bạn lên màn hình. Ngoài ra, việc quét chữ ký tay vật lý bằng camera của thiết bị và lưu dưới dạng PNG trong suốt cũng cung cấp một tệp tài sản có thể tái sử dụng.

Cách tạo chữ ký điện tử trong Word?

Bạn có thể chèn chữ ký vào Microsoft Word bằng cách vẽ trực tiếp trong tab "Vẽ" (Draw), sử dụng tính năng Dòng chữ ký của Microsoft, hoặc chèn hình ảnh chữ ký tay đã quét trước đó.

Để thực hiện điều này một cách tự nhiên, hãy chuyển đến tab "Chèn" (Insert), chọn "Ảnh" (Pictures) và tải lên tệp hình ảnh chữ ký của bạn. Để có định dạng tốt hơn, hãy thay đổi cài đặt bao quanh văn bản (text wrapping) của ảnh thành "Phía trước văn bản" (In Front of Text) để đồ họa nằm tự nhiên trên dòng chữ ký. Nếu bạn đang sử dụng thiết bị màn hình cảm ứng, việc chọn tab "Vẽ" và tự vẽ tên mình sẽ nhanh hơn nữa.

Để có tùy chọn pháp lý mạnh mẽ hơn, hãy sử dụng Insert > Add a Signature Line để tạo một khối chữ ký hiển thị. Sau khi ký, tài liệu sẽ trở thành "chỉ đọc" (read-only) — bảo vệ nội dung khỏi việc bị chỉnh sửa thêm. Bạn cũng có thể tạo chữ ký điện tử trong môi trường Google Docs bằng công cụ vẽ gốc trong menu "Chèn".

Quản lý tệp an toàn là rất quan trọng sau khi ký. Làm thế nào để lưu trữ hợp đồng đã ký điện tử an toàn vào năm 2026? bao gồm các thông tin về hồ sơ kiểm toán và mã hóa để đảm bảo tài liệu không bị giả mạo.

Cách tạo chữ ký điện tử trong PDF?

Việc tạo chữ ký trong tệp PDF bao gồm việc sử dụng công cụ đánh dấu PDF để phủ văn bản, đồ họa vẽ tay hoặc hình ảnh đã lưu lên bề mặt tài liệu. Một phân tích gần đây của Adobe Systems cho thấy 82% các thỏa thuận B2B (giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp) được thực hiện bằng các công cụ đánh dấu PDF tiêu chuẩn.

PDF là tiêu chuẩn phổ quát cho việc chia sẻ tài liệu có bố cục cố định. Để ký một tài liệu PDF, hãy mở tệp trong trình đọc mặc định của hệ thống. Tìm thanh công cụ đánh dấu — thường được thể hiện bằng biểu tượng cây bút. Từ đây, bạn có thể bắt đầu tạo khối chữ ký. Bạn có tùy chọn nhập tên của mình bằng phông chữ kiểu viết tay, sử dụng bàn di chuột hoặc chuột để vẽ, hoặc chọn một hình ảnh đã lưu trữ.

Các tính năng đánh dấu PDF có sẵn là tốt nhất cho việc ký nhanh một lần vì chúng áp dụng hình ảnh đồ họa và khóa tài liệu để ngăn chặn việc chỉnh sửa thêm. Trên Mac, Apple Preview cung cấp ba phương pháp thu nhận chữ ký — bàn di chuột, camera và iPhone/iPad — với các chữ ký đồng bộ qua iCloud để tái sử dụng trên tất cả thiết bị của bạn.

Cách ký PDF trên iPhone vào năm 2026?

Bạn có thể ký tệp PDF trên iPhone bằng công cụ "Đánh dấu" (Markup) tích hợp trong ứng dụng "Tệp" (Files) hoặc ứng dụng "Mail". Việc ký trên di động chiếm hơn 70% tổng số giao dịch hợp đồng kỹ thuật số trên toàn cầu vào năm 2026, theo Aberdeen Strategy & Research.

Khi khách hàng gửi email hợp đồng cho bạn, bạn không cần phải tải nó xuống máy tính. Hãy nhấn vào tệp đính kèm PDF trong ứng dụng Mail, nhấn vào biểu tượng Đánh dấu ở góc trên cùng bên phải và chèn chữ ký đã lưu. Chỉ cần nhấn vào biểu tượng cây bút, chọn nút dấu cộng và chọn "Chữ ký" (Signature) để vẽ lên màn hình.

Bạn có thể thay đổi kích thước đồ họa và trả lời ngay cho người gửi với hợp đồng đã hoàn tất được đính kèm. Quy trình làm việc trên di động này tự động cập nhật hồ sơ chữ ký đã lưu của bạn trên toàn bộ hệ sinh thái Apple, đảm bảo khả dụng ngay lập tức trên máy Mac của bạn.

Ký tài liệu trên điện thoại mà không cần in vào năm 2026 — bạn có thể thực hiện ký PDF và hợp đồng trực tiếp trên thiết bị di động mà không bao giờ cần chạm vào máy in vật lý.

Sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký số là gì?

Chữ ký điện tử là một phạm trù pháp lý rộng cho bất kỳ âm thanh, biểu tượng hoặc quy trình điện tử nào gắn liền với hợp đồng, trong khi chữ ký số là một tập hợp con có độ bảo mật cao sử dụng các chứng chỉ kỹ thuật số mật mã để xác minh danh tính và tính toàn vẹn của tài liệu.

Một chữ ký điện tử tiêu chuẩn — như việc gõ tên bạn hoặc vẽ trên màn hình — tập trung vào ý định đồng ý của người dùng. Ngược lại, chữ ký số sử dụng mật mã bất đối xứng. Như NIST định nghĩa, chữ ký số là "kết quả của một quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng mật mã, khi được thực hiện đúng cách, cung cấp cơ chế để xác minh nguồn gốc, tính toàn vẹn của dữ liệu và sự không thể từ chối của người ký" (FIPS 186-5).

Marcus Chen, Chuyên gia phân tích an ninh mạng tại TechPolicy Institute, giải thích: “Hầu hết các freelancer thường làm phức tạp hóa quy trình bằng cách mua các chứng chỉ kỹ thuật số mật mã, trong khi một chữ ký điện tử thể hiện ý định ký tiêu chuẩn đã đáp ứng hoàn toàn luật hợp đồng của Hoa Kỳ và quốc tế.”

Chữ ký điện tử đơn giản là lựa chọn tốt nhất cho các biểu mẫu tiếp nhận khách hàng và hợp đồng freelancer vì chúng không yêu cầu phần mềm đặc biệt và vẫn có giá trị pháp lý theo Đạo luật ESIGN. Mặc dù chữ ký số mật mã chỉ chiếm 15% tổng khối lượng chữ ký điện tử trên toàn cầu theo Cybersecurity Ventures, chúng vẫn là yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức chính phủ nghiêm ngặt. Quy định eIDAS tại EU cũng công nhận rằng "chữ ký điện tử không được bị từ chối hiệu lực pháp lý với lý do nó ở dạng điện tử."

Chữ ký điện tử trên di động có giá trị pháp lý không vào năm 2026? — chữ ký điện tử trên di động được công nhận hợp pháp ở hầu hết các quốc gia theo các quy chế liên bang và quốc tế.

Cách ký tài liệu trên điện thoại?

Bạn có thể thực hiện ký giấy tờ trên điện thoại thông minh bằng cách cài đặt một ứng dụng ký tài liệu chuyên dụng cung cấp tính năng lưu trữ bảo mật, nhập tệp dễ dàng và ký bằng một lần chạm. Các nền tảng này hợp lý hóa năng suất kinh doanh trên di động một cách đáng kể; một cuộc khảo sát của Deloitte năm 2026 cho thấy các ứng dụng ký chuyên dụng giúp giảm các nút thắt hành chính lên đến 85%.

Các ứng dụng ký chuyên dụng phù hợp nhất cho người dùng có khối lượng công việc lớn vì chúng lưu trữ chữ ký của bạn một cách an toàn bằng xác thực sinh trắc học, cho phép áp dụng chỉ bằng một lần chạm trên nhiều tài liệu. Bạn không cần phải vẽ lại tên của mình mỗi khi có hợp đồng mới. Các ứng dụng như Signature Maker cho phép bạn ghi lại chữ ký tay thật bằng camera điện thoại, làm sạch nó bằng AI và ký trực tiếp các tệp PDF — không cần đăng ký trả phí.

Đạo luật ESIGN yêu cầu các bản ghi điện tử phải được "tái tạo chính xác để tham khảo sau này" và vẫn có thể truy cập được bởi các bên được ủy quyền — một yêu cầu mà các ứng dụng ký uy tín đáp ứng thông qua lưu trữ đám mây mã hóa và nhật ký kiểm toán.

Cách tạo chữ ký điện tử trong Adobe?

Bạn có thể ký tài liệu trong Adobe Acrobat bằng cách mở công cụ "Điền và Ký" (Fill & Sign), chọn biểu tượng chữ ký trên thanh công cụ phía trên và chọn nhập, vẽ hoặc tải lên tệp hình ảnh chữ ký của bạn.

Adobe Acrobat vẫn là một công cụ chủ lực trong môi trường doanh nghiệp. Sau khi mở tệp, hãy điều hướng đến ngăn công cụ bên phải và nhấp vào "Điền và Ký". Bạn có thể lưu đồ họa của mình vào hồ sơ Adobe, đảm bảo nó tự động xuất hiện vào lần tới khi bạn cần phê duyệt thỏa thuận. Adobe Sign cũng hỗ trợ các chữ ký điện tử nâng cao và đủ tiêu chuẩn cho các tổ chức yêu cầu tuân thủ eIDAS theo Quy định EU số 910/2014.

Các câu hỏi thường gặp

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?

Có, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý ở hầu hết các quốc gia công nghiệp phát triển. Theo Đạo luật ESIGN và UETA tại Hoa Kỳ, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay cho các giao dịch kinh doanh thông thường.

Tôi có thể dùng tên đánh máy làm chữ ký điện tử không?

Có, việc gõ tên bạn ở cuối email hoặc hợp đồng đủ điều kiện để trở thành chữ ký có giá trị pháp lý, miễn là có ý định ký rõ ràng và có hồ sơ kiểm toán kèm theo chứng minh chính bạn là người đã thực hiện thao tác đó.

Lưu chữ ký trên điện thoại có an toàn không?

Lưu chữ ký trên điện thoại rất an toàn nếu bạn sử dụng xác thực sinh trắc học (như Face ID) và dựa vào các ứng dụng ký tài liệu được mã hóa thay vì giữ file ảnh thông thường trong thư viện ảnh.

Làm thế nào để yêu cầu chữ ký từ người khác?

Bạn có thể yêu cầu chữ ký bằng cách tải tài liệu lên nền tảng ký số, chỉ định các trường ký cho người nhận cụ thể và gửi email yêu cầu tự động hướng dẫn họ hoàn tất quy trình ký.

Nguồn

• Đạo luật Chữ ký điện tử trong Thương mại Toàn cầu và Quốc gia — Cornell Law LII — Toàn văn Đạo luật ESIGN của Hoa Kỳ thiết lập hiệu lực pháp lý của chữ ký điện tử
• Quy định eIDAS (EU) số 910/2014 — EUR-Lex — Quy định của EU xác định ba cấp độ chữ ký điện tử và các yêu cầu pháp lý của chúng
• Bộ luật Dân sự California § 1633.7 — UETA — Cơ quan lập pháp California — Việc áp dụng UETA cấp tiểu bang thiết lập sự tương đương pháp lý của chữ ký điện tử
• Định nghĩa chữ ký số — Bảng chú giải thuật ngữ NIST — Định nghĩa uy tín của NIST phân biệt chữ ký số với chữ ký điện tử
• Điền và Ký các biểu mẫu PDF — Apple Support — Tài liệu chính thức của Apple để tạo chữ ký trong Preview trên Mac và iPhone
• Thêm hoặc xóa chữ ký số trong tệp Office — Microsoft Support — Hướng dẫn chính thức của Microsoft về việc thêm chữ ký vào Word, Excel và các tài liệu Office khác
• Tính pháp lý của chữ ký điện tử — DocuSign — Tổng quan về khuôn khổ pháp lý chữ ký điện tử trên khắp Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, EU và toàn cầu